Cieľom každej certifikovanej organizácie, ktorá má zavedený systém manažérstva kvality podľa požiadaviek normy ISO 9001: 2015 Systémy manažérstva kvality. Požiadavky je neustále zlepšovanie zavedeného systému manažérstva kvality (v zmysle požiadavky 10.3. Trvalé zlepšovanie) tak, aby sa zvyšovala jeho výkonnosť a všetkým zainteresovaným stranám to prinášalo prospech.
Najčastejšie vedenie organizácie sa priebežne usiluje o zvyšovanie efektívnosti svojich procesov bez toho, aby čakalo na výskyt problému, ktorý odhalí možnosti zlepšovania. Neustále zlepšovanie riešia a vykonávajú určitou formou projektov zlepšovania, ktoré môžu mať napríklad tieto kroky:
- nájdenie dôvodu pre zlepšovanie – identifikácia problému procesu a oblasti pre zvolené zlepšovanie s uvedením dôvodu,
- popis súčasnej situácie,
- analýza odhaľujúca základné príčiny problému,
- identifikácia možných riešení,
- zavedenie vybraného riešenia,
- hodnotenie efektívnosti zvoleného riešenia.
K zaisteniu budúcnosti a spokojnosti zainteresovaných strán sa vedenie organizácie väčšinou snaží vytvárať podmienky a podnikovú kultúru, ktorá aktívne zapája zamestnancov do hľadania príležitostí pre zlepšovanie výkonnosti procesov a činností.
Organizácia neustále zlepšuje efektívnosť systému manažérstva kvality podľa požiadaviek ISO 9001, a to najčastejšie využívaním politiky, stanovených cieľov, výsledkov auditov, analýzy údajov, nápravných opatrení, opatrení na zvládanie rizík a príležitostí a preskúmaním manažmentu.
Čo vedie k neustálemu zlepšovaniu?
Neustále zlepšovanie je riadené cieľmi stanovenými vrcholovým manažmentom. Ciele kvality by sa mali týkať minimálne:
- Zlepšovaniu vnútornej efektívnosti,
- Riešeniu individuálnych požiadaviek zákazníkov,
- Úroveň výkonu, ktorú očakáva sektor národného hospodárstva v ktorom pôsobíte.
Neexistuje požiadavka, aby si organizácia stanovila ciele na zlepšenie všetkých svojich procesov naraz. Bolo by nereálne očakávať, že organizácia dosiahne pokrok vo všetkých potenciálnych zlepšeniach súčasne.
Je potrebné si uvedomiť, že každé zlepšenie si bude vyžadovať nasadenie zdrojov, ktoré by mal vrcholový manažment uprednostniť, najmä ak sú potrebné investície.
Ako identifikovať príležitosti na zlepšenie?
Neustále zlepšovanie je viac filozofiou ako procesom alebo systémom. Vyžaduje si to od každého zamestnanca, aby si ako súčasť svojej bežnej práce osvojil spôsob myslenia neustáleho hľadania spôsobov, ako procesy a systémy zlepšovať, tj zefektívňovať .
Vstupy pre príležitosti na zlepšenie sa získavajú z týchto zdrojov:
- Výstupy z merania spokojnosti zákazníkov
- Sťažnosti a spätná väzba zákazníkov
- Prieskum a analýza trhu
- Vstupy od zamestnancov, dodávateľov a iných zainteresovaných strán
- Interné a externé audity systému kvality
- Záznamy o nezhodách produktov alebo procesov
- Údaje z charakteristík procesov a produktov a ich trendov
Príležitosti na zlepšenie môžu byť identifikované aj na základe špeciálneho projektu. Tradičnými príležitosťami (v závislosti na Vašom predmete podnikania) sú:
- Využitie podlahovej plochy bez pridanej hodnoty
- Prílišná kontrola/testovanie
- Nadmerná manipulácia a skladovanie
- Nadmerné zlyhania a náklady na kvalitu
- Časy zmeny nastavenia stroja
- Prestoje
Ktoré požiadavky ISO 9001 sú ovplyvnené neustálym zlepšovaním?
- plánovanie QMS
- Ciele kvality
- Riziká a príležitosti
- Odporúčania na zlepšenie
- Zlepšenie systému, procesov a produktu
- Analýza a vyhodnotenie údajov
- Nezhoda a nápravné opatrenie
Mám zdokumentovať náš proces neustáleho zlepšovania?
Nie je povinnou požiadavkou dokumentovať váš proces neustáleho zlepšovania. Často stačí krátky popis v nejakej zdokumentovanej informácie systému manažérstva kvality, napr. v príručke kvality(pokiaľ ju máte). Vždy by ste sa však mali snažiť primerane definovať a kontrolovať všetky prevádzkové procesy, ktoré stimulujú zlepšovanie vášho systému manažérstva kvality.
Účelom postupu kontroly neustáleho zlepšovania je definovať proces vašej organizácie na stanovenie filozofie neustáleho zlepšovania v rámci Vášho podnikania, ktorá je riadená cieľmi zdokumentovanými v podnikových cieľoch a politikách. Tým sa identifikujú príležitosti na zlepšenie a premietnu sa do projektov zlepšovania.
Čo by ste mali zahrnúť do svojho postupu neustáleho zlepšovania?
- Proces zlepšovania
- Identifikácia príležitostí na zlepšenie
- Analýza súčasných procesov QMS
- Identifikácia problémov a problémov
- Vývoj riešení
- Metriky sledovania
- Hodnotenie, stanovenie priorít a implementácia
- Preskúmanie
Popíšte a implementujte postup kontroly zlepšovania, ktorý definuje úlohy a zodpovednosti za:
- Získavanie príležitostí na zlepšenie
- Hodnotenie, stanovenie priorít a implementácia príležitostí na zlepšenie
- Nahlasovanie zlepšovania
- Evidenciu zlepšovacích podnetov
Určite aj u Vás už teraz vedúci pracovníci na rôznych pozíciách neustále zisťujú príležitosti na zlepšenie operácií a procesov na základe dennej spätnej väzby o prevádzke, poskytovaní Vašej služby zákazníkom, či pravidelných kontrol.
Príklad procesu neustáleho zlepšovania
- Vyberte príležitosť na zlepšenie
- Vytvorte tím
- Analyzujte súčasnú situáciu
- Podniknite kroky na zlepšenie
- Preštudujte si výsledky
- Štandardizujte riešenie monitorovania
- Preskúmajte stratégiu zlepšovania
- Osvojte si neustále zlepšovanie cez opakovanie procesu zlepšovania na ďalšej príležitosti na zlepšovanie (PDCA modul)
Aký ma vplyv požiadavka trvalého zlepšovania na certifikáciu ISO?
Rada na záver: Externí certifikační audítori budú hľadať dôkazy o tom, že vaša organizácia analyzuje údaje z monitorovania procesov a výsledky potom použije na vyhodnotenie efektívnosti procesov a/alebo zlepšenie výstupov procesov.
Jedným bodom, ktorý by sa mal špecificky preskúmať, je konzistentnosť spôsobu, akým spôsobom prebieha proces zlepšovania a to nie jednorazovo, ale trvalo – systematicky a cielene v zmysle požiadavky normy ISO 9001:2015 požiadavka 10.3 Trvalé (kontinuálne) zlepšovanie
Zlepšovanie ktoréhokoľvek procesu prispieva k plneniu celkových cieľov a to tak, aby sa zabezpečilo, že to nebude v rozpore s dosiahnutím iných cieľov a identifikované príležitosti sa v čase „nestratia“, ale využijú na zvyšovanie efektívnosti zavedeného systému manažérstva kvality podľa požiadaviek normy ISO 9001: 2015 Systémy manažérstva kvality. Požiadavky.
