V súčasnej dobe sa význam efektívneho manažmentu kvality a optimalizácie pracovných procesov stáva kľúčovým faktorom úspechu pre organizácie v rôznych odvetviach.
Jedným z prístupov, ktorý sa ukazuje ako efektívny pri dosahovaní týchto cieľov, je integrácia metódy 5S aj do implementovaných systémov manažérstva kvality vybudovaných podľa normy STN EN ISO 9001: 2016 „Systém manažérstva kvality. Požiadavky“ (slovenský ekvivalent normy ISO 9001:2015).
Medzinárodná norma ISO 9001:2015 špecifikuje požiadavky na systém manažérstva kvality, ak organizácia:
- potrebuje preukázať svoju schopnosť trvalo poskytovať produkty a služby, ktoré spĺňajú požiadavky zákazníka, aplikovateľné požiadavky predpisov a regulačné požiadavky, a
- kladie si za cieľ zveľaďovať spokojnosť zákazníka prostredníctvom efektívneho využívania systému vrátane procesov na zlepšovanie systému a zabezpečovania zhody s požiadavkami zákazníka, aplikovateľnými požiadavkami predpisov a regulačnými požiadavkami.
5S je metóda usporiadania a udržania bezpečného, organizovaného a vysoko výkonného pracovného priestoru ľubovoľného typu (výroba, sklad, administratíva) a rozsahu (sklad, výrobná linka, kancelária, pracovný stôl).
Metóda 5S, pochádzajúca z Japonska, je zameraná na organizáciu pracovného miesta a efektívnosť práce prostredníctvom piatich krokov: Seiri (sortiment), Seiton (systématické usporiadanie), Seiso (upratovanie), Seiketsu (štandardizácia) a Shitsuke (udržiavanie disciplíny). Tieto kroky vytvárajú základ pre „disciplinované pracovné prostredie“, ktoré podporuje kvalitu a produktivitu.
5S je súčasťou japonského konceptu Toyota Production System (TPS) a podporuje Just In Time spôsob výroby. Snaha o efektívne usporiadanie pracovného priestoru je známa už od čias výrobcov lodí v Benátkach. Neskôr na správnom a ergonomickom usporiadaní pracoviska pracoval Alexej Gastev v Centrálnom inštitúte práce v 20. rokoch 20. storočia . Priamym predchodcom 5S bol program H. Forda: CANDO. 5S je preto výsledkom evolúcie viacerých prístupov k optimalizácii usporiadania pracoviska, ktorý sa objavil v 50. rokoch 20. storočia v Japonsku
Aký je princíp 5S metódy? Ako metódu použiť na zlepšenie zavedených systémoch manažérstva kvality podľa ISO 9001?
Zavedenie systémov manažérstva kvality podľa ISO 9001 poskytuje organizáciám rámec pre konzistentné dosahovanie a zlepšovanie kvality ich produktov, služieb a zveľaďovanie spokojnosti zákazníkov organizácie. Integrácia 5S do týchto systémov môže výrazne prispieť k zefektívneniu procesov, zlepšeniu pracovného prostredia a zvýšeniu celkovej spokojnosti zákazníkov.
Pri zavádzaní 5S prechádza pracovisko postupnou zmenou, na ktorej sa podieľajú všetci pracovníci, ktorí vykonávajú činnosť v určenom priestore:
- Zvýšenie efektivity a zníženie plytvania: Prvý krok, Seiri (sortiment), pomáha identifikovať a odstrániť nepotrebné predmety z pracoviska, čo znižuje neporiadok a minimalizuje možnosti na chyby. Tým sa zvyšuje efektivita pracovných procesov, čo je v súlade s požiadavkami ISO 9001 na optimalizáciu zdrojov. V prvom kroku Seiri (Sort, Vytrieď) sa rozdelia hnuteľné veci na pracovisku do troch kategórií: potrebné na každodennú, alebo pravidelnú činnosť, úplne nepotrebné veci a veci, ktoré sa nedajú zaradiť do predchádzajúcich dvoch kategórií. Nepotrebné veci sa zlikvidujú, nezaradené veci sa označia tak, aby sa dala sledovať ich využiteľnosť v čase.
- Systematické usporiadanie a zlepšená dostupnosť: Seiton (systématické usporiadanie) znamená, že všetko má svoje miesto, a toto usporiadanie zvyšuje plynulosť pracovných operácií. Lepšia dostupnosť nástrojov a materiálov vedie k rýchlejším a presnejším pracovným postupom, čo je v súlade s cieľmi ISO 9001 týkajúcimi sa efektívnosti procesov. V druhom kroku Seiton (Set in order, Usporiadaj) sa potrebné veci uložia tak, aby boli dostupné. Miesto, kde sa nanovo uložia sa dočasne označí a veci sa vždy vracajú späť.
- Udržiavanie čistoty: Seiso (upratovanie) zabezpečuje, že pracovné prostredie je čisté a udržiavané, čo predchádza možným problémom s kvalitou a zvyšuje bezpečnosť na pracovisku. V treťom kroku Seiso (Shine, Vyčisti) sa zavedie spôsob čistenia pracovného priestoru, vrátane použitých nástrojov. Platí zásada, že iba čisté a uložené veci sú správne použiteľné. V tomto kroku sa často odhalia nedostatky súvisiace so zlým spôsobom údržby nástrojov a strojov.
Prvé tri kroky sú súčasťou fázy zavedenia 5S. Nasledujúce dva kroky sú fázou udržania a zlepšovania celého systému:
- Štandardizácia procesov: Seiketsu (štandardizácia) zavádza štandardné pracovné postupy, ktoré sú v súlade s požiadavkami ISO 9001 na dokumentáciu a štandardizáciu procesov. Toto zabezpečuje konzistentnosť výstupov a usnadňuje neustále zlepšovanie. Štvrtý krok Seiketsu (Standardize, Štandardizuj) zabezpečí pomocou vizuálneho managementu, pracovných inštrukcií a ďalších nástrojov udržanie nastaveného usporiadania. Dodržiavanie zavedených štandardov je možné iba vtedy, ak majú pracovníci možnosť usporiadanie aktívne riadiť (zapojiteľnosť) a sú stotožnení s usporiadaním pracoviska (vlastnícky prístup).
- Udržiavanie disciplíny: Shitsuke (udržiavanie disciplíny) podporuje kultúru neustáleho zlepšovania a dodržiavania stanovených pravidiel a postupov, čo je základným kameňom systémov manažérstva kvality podľa ISO 9001. Piaty krok Shitsuke (Sustain, Udržuj) je logickým vyústením celej snahy, pretože pracovníci sami chcú a udržujú priestor v štandardnom usporiadaní. Na overenie tejto skutočnosti sa využívajú 5S audity, ktoré si vykonávajú pracovníci samostatne, napríklad pri preberaní zmeny. V pravidelných intervaloch vykonávajú audity aj iné tímy, ktoré nepracujú v danom priestore, aby sa predišlo k zanedbaniu a úpadku štandardov z dôvodu „prevádzkovej slepoty“. Audity majú za cieľ nájsť a odstrániť nedostatky, nie hľadať a trestať vinníkov. V piatom kroku majú pracovníci priestor pre nové usporiadanie tým, že navrhnú zmenu k lepšiemu. Možnosť zmeniť štandardy podporuje proaktívne správanie sa jednotlivcov a udržuje vysokú zapojiteľnosť pracovníkov.
Kde môžem uplatniť metódu 5S v mojom systéme manažérstva kvality?
Implementácia metódy 5S je možná a užitočná vo viacerých procesoch v zmysle definícii a požiadaviek normy ISO 9001. Norma ISO 9001 pokrýva vo svojich požiadavkách rôzne aspekty organizácie, od zákazníckej orientácie až po neustále zlepšovanie, a poskytuje široký rámec, v rámci ktorého môže byť 5S efektívne uplatnené. Ako príklad by som uviedol niektoré kľúčové procesy, v ktorých je možné 5S implementovať:
- Plánovanie kvality – je základom pre účinné manažérstvo kvality. 5S môže pomôcť zefektívniť a organizovať pracovné prostredie a procesy tak, aby boli v súlade s cieľmi kvality stanovenými v rámci systému manažérstva kvality.
- Operácie – zahŕňajú všetky činnosti, ktoré sú priamo súvisiace s výrobou produktov alebo poskytovaním služieb. Implementácia 5S v tejto oblasti môže zlepšiť efektívnosť výrobných a operačných procesov, znižovať čas strávený hľadaním nástrojov a materiálov a minimalizovať chyby v dôsledku neporiadku alebo neorganizovanosti.
- Podpora – podporné procesy, ako je údržba zariadení, správa dokumentácie, a IT služby, sú kritické pre hladký chod organizácie. 5S môže zvýšiť efektivitu týchto podporných služieb tým, že zlepší organizáciu a dostupnosť nástrojov a informácií.
- Meranie, analýza a zlepšovanie – norma ISO 9001 kladie dôraz na neustále zlepšovanie manažmentu procesov s cieľom poskytovať „vyššiu kvalitu“ svojich produktov resp. poskytovaných služieb. 5S môže prispieť k lepšej organizácii pracovných staníc a laboratórií, čo uľahčuje presné meranie a analýzu. Taktiež môže identifikovať oblasti pre zlepšenie a eliminovať plytvanie v procesoch.
- Riadenie zdrojov – zahŕňa efektívne využívanie ľudských, finančných a fyzických zdrojov. 5S môže pomôcť zoptimalizovať pracovné prostredie, čím zvýši produktivitu a spokojnosť zamestnancov a zároveň znižuje náklady spojené s plytvaním a neefektívnosťou.
- Zákaznícka spokojnosť – zlepšenie pracovného prostredia a procesnej efektívnosti prostredníctvom 5S môže mať priaznivý vplyv na kvalitu produktov a služieb, čo vedie k vyššej zákazníckej spokojnosti.
Implementácia 5S v rámci systému manažérstva kvality podľa ISO 9001 tak ako pri samotnej implementácie systému manažérstva kvality podľa požiadaviek ISO 9001, pokiaľ sa nerobí len formálne, prináša výhody v podobe zlepšenej organizácie, efektívnosti a kvality. Týmto spôsobom môže organizácia nielen splniť požiadavky normy ISO 9001, ale aj prekročiť očakávania svojich zákazníkov a zlepšiť svoju konkurencieschopnosť na trhu.
Integrácia 5S do systémov manažérstva kvality podľa ISO 9001 ponúka väčšinou už v krátkom čase hmatateľné výhody v podobe zlepšenej organizácie, efektívnosti, bezpečnosti a kvality. Tento synergický prístup nie lenže zlepšuje vnútorné procesy, ale tiež posilňuje značku organizácie a zvyšuje spokojnosť zákazníkov. V konečnom dôsledku aplikácia 5S v rámci zavedených systémov manažérstva kvality podľa ISO 9001 predstavuje strategický krok smerom k vysokej kvalite a konkurencieschopnosti na trhu.
V prípade, že máte záujem o implementáciu systému manažérstva kvality podľa noriem ISO prosím napíšte nám na email: ponuky@isocertifikat.sk alebo vyplňte nezáväznú žiadosť o expresnú cenovú ponuku.
