Záznamy o činnostiach spracovania sú základným dokumentom, ktorým správca alebo spracovateľ môže dokladovať súlad s Nariadením GDPR. Každý správca a spracovateľ by mal byť povinný spolupracovať s dozorným úradom.
Záznamy o činnostiach spracovania obsahujú všeobecné informácie o spracovaní a do istej miery predstavuje aj náhradu za oznamovaciu povinnosť, ktorá bola Nariadením GDPR zrušená. Nejedná sa teda o záznam každej práce s osobnými údajmi, k tomu slúži napr. logovanie. Záznamy o činnostiach spracovania popisujú jednotlivé postupy, pri ktorých dochádza k spracovaniu osobných údajov. Ide o akýsi prehľad vykonávaného spracovania.
Nariadenie GDPR uvádza, že záznamy o činnostiach spracovania musí byť vyhotovený v písomnej podobe, čo zahŕňa aj elektronickú formu. Ak dozorný úrad požiada, musí mu správca alebo spracovateľ poskytnúť tieto záznamy o činnostiach spracovania.
Obsah záznamov o činnostiach spracovania správcu
- meno a kontaktné údaje
- účely spracovania
- popis kategórii subjektov údajov a kategórii osobných údajov
- kategórie príjemcov, ktorým boli osobné údaje sprístupnené
- informácie o prípadnom podaní osobných údajov do tretích krajín
